Are You Experienced? User Experience für Controlling & Finance – UX-Optimierung in 9 Schritten

Kommt in Finance-Kreisen das Gespräch auf User Experience, sind oftmals ambivalente Stimmungsbilder zu beobachten. Typische Reaktionen reichen von Skepsis („Dieser hippe Digital-Kram🙄“ ) über gespannte Begeisterung („Das habe ich letztens schonmal bei einer Software-Demo gehört!“) bis hin zu Gleichgültigkeit („Wurscht, Hauptsache’t läuft…“).

Hier ist also ein wenig Aufklärung – oder: Einordnung – nötig. 

Denn User Experience ist viel mehr als nur ein Buzzword. Als Kern-Aspekt nicht nur der Digitalen Transformation, sondern aller Mensch-Maschine-Interaktion ist UX zu spannend, um gleichgültig zu sein, zu komplex, um als bloßes Schlagwort zu begeistern und viel zu umfassend, um auf ein Hipster-Phänomen reduziert zu werden.

In diesem Teil zeigt Oliver Schwob, Product Manager bei Valsight, exemplarisch
welche Schritte notwendig sind, um Nutzern einer komplexen Enterprise-Software zu einer perfekten User Experience zu verhelfen und mithin wie kleinteilig UX-Optimierung im SaaS-Umfeld sein kann.

Die Optimierung der User Experience kann anhand eines aktuellen Beispiels gut beschrieben werden. Hier geht es um die Optimierung eines Column-Charts (oder auch: Balkendiagramms). Was im ersten Moment ein wenig banal erscheint, aber vielleicht gerade deswegen anschaulich demonstriert, auf welch kleinteilige Ebenen sich der Hirnschmalz von UX- und Product-Designern ergießt.

Die Konzeption zur Optimierung dieses Charts begann als Folge eines Impulses einer unserer Kunden

Screenshot: Valsight - User Experience in Enterprise Software am Beispiel Finance und Controlling SaaS - Bar Chart Optimierung

Im Dashboard von Valsight wird eine Vielzahl an verschiedenen Chart-Typen angeboten, um den Bedürfnissen jedes Nutzers gerecht zu werden. 

Einer dieser Chart-Typen ist der sogenannte Stacked Bar Chart. (bzw. Stacked Column Chart, strenggenommen bezeichnet Bar Charts die ‚liegende‘ Variante) Dieser wird genutzt, um einzelne Werte, die sich auf die gleiche Variable beziehen, in einem Chart darzustellen. Das erleichtert Vergleiche oder das Erkennen von Proportionen:

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(BEV = Battery Electric Vehicle; ICE: Internal Combustion Engine; PHEV: Plug-in Hybrid Electric Vehicle)

In dem Beispiel wird das Market Growth verschiedener Motoren-Modelle innerhalb eines Jahres dargestellt. Hier wird pro Jahr ein Bar erstellt, das das Umsatzwachstum aller Fahrzeugvarianten zusammen zeigt. Durch farbliche Abgrenzung innerhalb des Bars werden die Proportionen der einzelnen Fahrzeugtypen (durch die Antriebsvarianten BEV, ICE und PHEV gekennzeichnet) dargestellt.

Die Controlling-Verantwortlichen auf Kundenseite haben in der Darstellung noch „Luft nach oben“ gesehen Zahlen nicht komplett verstanden. Da Agilität für Valsight nicht nur Lippenbekenntnis, sondern gelebte Praxis ist, haben wir uns dem Thema rasch gewidmet. Natürlich nicht ganz ohne Plan.

In 9 Schritten zur optimierten User Experience

Schritt 1: Wir haben da ein paar Fragen ...

Die Konzeptionsphase kann in verschiedene Schritte geteilt werden und beginnt typischerweise erstmal mit der Frage, in welchem konkreten Use Case oder welcher Klasse von Use Cases dem Kunden das Optimierungspotenzial aufgefallen ist. 

 

Eine weitere Frage ist: Lässt sich dieser Fall oder lassen sich ähnlich gelagerte Fälle reproduzieren? In welchen weiteren Situationen können Verwirrung oder Probleme mit diesem Chart-Typen auftauchen, die wir bei Valsight ja gerade verhindern wollen? 

 

In dieser Phase geht es primär um das Hinterfragen der Nutzungsweise und der Einsatzgebiete dieses Charts. In welcher Situation hat der Kunde den Chart benutzt? Was ist die Hintergrundgeschichte dieses Cases? 

Manche Ideen ...

... kommen einem einfach zugeflogen.

Aber manchmal ...

... muss man ein bisschen nachhelfen.

Mit diesen Methoden helfen Consultants, Entwickler- und Design-Teams ihrer (und: Ihrer) Kreativität auf die Sprünge:
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Schritt 2: Die Reise zum Mittelpunkt des Pudels

Sind diese Fragen geklärt, kann man tiefer in die Detailsuche einsteigen und nach dem Ursprung des Problems suchen: Liegt die Verwirrung am Design des Charts, an der Positionierung der einzelnen Werte oder wurde der Chart in Situationen genutzt, in denen ein anderer Chart mehr Vorteile bringen könnte? 

All diese Fragestellungen sind wichtig für das Product Management, um die Ursache zu identifizieren und die richtige Lösung bereit stellen zu können.

Schritt 3: Anarchie!

Bereits hier beginnt der produktive Teil der Arbeit, beispielsweise mit einem Brainstorming im Team. Der Fokus liegt auf die Generierung potenzieller Lösungsvorschläge für das identifizierte Problem. 

Das Motto in diesem Schritt lautet (durchaus bewusst): Quantität vor Qualität!

Dadurch lässt jeder im Team seinen Ideen erstmal freien Lauf. Das bietet die Möglichkeit, das Problem aus vielen verschiedenen Blickwinkeln betrachten zu können. So viele Ideen wie nur möglich werden gesammelt. Indem jeder alles aufschreibt, was potenziell in irgendeiner Weise hilfreich sein könnte, entwickelt man zwar auch Ausschuss-Ideen, diese könnten aber an anderer Stelle nützlich werden.

Wichtig ist, dass dieser Schritt moderiert wird – denn natürlich lauert in einer solchen illustren Talk-Runde die Gefahr, sich zu verzetteln.

Schritt 4: Von der Wolke zur Longlist

Im folgenden Schritt dreht sich sich das Motto um 180° – nun heißt es Qualität vor Quantität.

Die gesammelten Vorschläge werden von allen Seiten durchleuchtet und die Vor- und Nachteile jeder einzelnen Idee besprochen. In diesem Prozess fallen manche Ideen schon nach kurzer Diskussion aus dem Lösungspool raus, andere wiederum müssen dafür in komplexeren Use Cases getestet werden, bevor man sie ernsthaft evaluieren kann. 

Am Ende dieses Prozesses steht eine Art Longlist, also eine Auswahl von Vorschlägen, die das Problem konzeptionell lösen können und auch in anderen Situationen sinnvoll anwendbar sind.

Schritt 5: Spezialisten heranholen

Mit dieser Longlist geht es ins nächste Meeting. Es folgt: Die Involvierung der Spezialisten für die Umsetzung. 

Front- und Back-end EntwicklerInnen bei Valsight werden nun um ihre Einschätzungen gebeten, um eine technisch orientierte Meinung einzuholen. Es geht aber nicht nur um die reine hypothetische Umsetzbarkeit, sondern natürlich um eine realitätsnahe Einschätzung bezüglich der Umsetzbarkeit in unserer Software. Basierend auf diesem Austausch nimmt das Dev-Team Einfluss auf das Ranking der einzelnen Ideen und kann ebenso neue mögliche Lösungswege vorschlagen.

Schritt 6: Die Shortlist

Im Anschluss trifft das Product Management Team basierend auf den konzeptionellen als auch auf den technischen Hintergründen eine Entscheidung bezüglich der Top-Auswahl der Vorschläge. 

Mit dieser Shortlist, die typischerweise aus etwa drei bis vier Möglichkeiten besteht, beginnt nun die kritische Phase der User Experience Optimierung: das User-Testing.

Schritt 7: Auf zum Atom!

Im User-Testing prüft das Product-Team live die Interaktion und Reaktion einzelner User mit dem Feature basierend auf den vor-ausgewählten Möglichkeiten. 

Bezogen auf das Anfangs beschriebene Beispiel des Stacked Bar Charts wurden dazu sowohl Kollegen, die im Tagesgeschäft regelmäßig mit der Software in Kontakt kommen ausgewählt, als auch Kollegen, die unregelmäßiger oder weniger Kontakt mit diesem und ähnlichen Charts haben. 

Um auch externe Tester heranzuholen, kontaktieren wir außerdem relevante Kunden. 

Durch die Streuung der Tester entsteht ein ausgewogeneres Bild sowohl bezüglich der Logik der neuen Ideen im Tagesgeschäft als auch der User Experience, die von sowohl Externen als auch internen Kollegen ohne viel Software Kontakt bewertet werden kann. Dazu gehören unter anderem das Layout als auch die Intuitivität des neuen Designs und der Aufteilung.

Das User-Testing ist strukturiert gestaltet und führt den User durch verschiedene Schritte, lässt aber in den wichtigen Momenten genug Freiraum, um das Userverhalten beobachten und dokumentieren zu können: Wie verhält die Testperson sich bei Konfrontation mit einem der neuen Designs? Was sind erste Blickfänger und wohin gehen erste Klick-Versuche?

Vertrauen ist ... okay

Kontrolle auch!

Wir alle sind - mehr oder weniger - biased.
Daher genügt es manchmal nicht, zu fragen.
Antworten können gefärbt, verzerrt oder schlicht falsch sein.
Datenbasierte Verfahren können Abhilfe schaffen.
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Schritt 8: Unqualifiziertes Feedback, bitte!

Zum Ende des Testens wird die Testperson nach ihrer Einschätzung, Favoriten und eventuellen Verbesserungen gefragt, während ihr im Nachhinein der Hintergrund des Testens erläutert wird.

Schließlich sollen Testpersonen nicht mit einem Bias in den Test kommen: Wer weiß, worum es geht, achtet anders auf Dinge, hat keinen unvoreingenommenen Blick. Doch genau um diesen geht es uns hier. Alles andere würde unsere Testergebnisse verzerren.

Schließlich sind wir aber auch der Transparenz verpflichtet und wollen zudem niemanden im Unklaren lassen: Da hat man zwanzig Minuten in einem Test gesessen, irgendwo drauf geklickt und seine Eindrücke umständlich den TestleiterInnen geschildert – und dann weiß man nicht, worum es eigentlich gegangen ist? Das würde ein ungutes Gefühl hinterlassen. Natürlich werden die Testpersonen also hinterher aufgeklärt – und können dann ihren eigenen Beitrag zum Ergebnis einordnen und (ein)schätzen.

Schritt 9: Die Feedback-Schleife

Nach Einholen dieses Feedbacks setzen wir uns im Product-Team noch einmal zusammen, werten das Feedback aus und optimieren die einzelnen Möglichkeiten, um uns am Ende auf eine Option zu einigen. 

Basierend auf dem ausgewählten Design wird eine Spezifikation für die Entwicklung entworfen, die gleichermaßen das Layout wie auch eine schriftliche Beschreibung des Ziels und des Anwendungsfalls definiert. Diese Guideline wird an die Entwickler weitergeleitet und innerhalb des passenden Sprints entwickelt.

Damit endet die Phase des User-Testings und die Phase des Entwickelns und des technischen Testens beginnt.

Doch das ist eine andere Geschichte, die ein andermal erzählt wird.


Bonus-Schritt: Valsight-Experten kontaktieren

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